成功させたい！100人規模のイベント主催者が大切にしているシンプルなコツ

突然ですが、筆者は勉強会を主催しています。いわゆるセミナー的なものではなく、ミニマリストとも全然関係ありません。創作関係の勉強会です。筆者は創作ヲタなのです。

最近、またイベントを主催することになりました。久しぶりなので、今回は覚書も兼ねて、自分がイベントを主催する上で大切にしていることを、ちょっとだけ書いてみたいと思います。

イベントを主催するようになったきっかけ

まずは、きっかけについて。

知人のイベントを手伝っている内に知人が消えた

自分がイベントの主催に一枚噛みだしたのは、知人が主催していた別の創作勉強会が最初でした。その知人の主催の仕方があまりに拙く、見ていられなくて色々手伝うようになりました。

そうしている内に、知人の方は創作活動をフェードアウト(よくある)。勉強会も当然フェードアウト。その結果、「勉強会をまた主催してほしい」という声が直接筆者の方に集まるようになりました。

他にやる人がいなかった

とはいえ、飲み会の幹事を経験されたことのあるかたはわかるかと思いますが、イベントの主催って結構大変なのです。なので、だいぶ抵抗したのですが、他にやる人がいないので、結局自分で主催するようになりました。

規模的には50～100人くらい

そんなこんなで、今は東京近辺で不定期に50～100人くらいのイベントをやっています。100人というのは、MAXでそのくらいという意味です。なので、記事タイトルはちょっと盛りすぎちゃったかもしれません。

不定期なのは、やってほしいと言われない限り、なるべくサボるようにしているからです。人数も、その時の筆者の体力次第。突発的なオフだと、いつも10～30人くらい。そのくらいのボリューム感覚です。

上から目線をやめれば、大抵のイベントは成功する

実は、イベントを成功させるコツはほとんど一つなんじゃないかと思っています。

それは、上から目線をやめることです。

自らガソリンを撒くことはない

他のフェードアウトしていく勉強会を見ると、大体みんな自分で火種をまいて自分で着火して幕を引いています。逆にいえば、自分から問題さえ起こさなければ、イベントというものは、100人規模くらいなら特に危なげなく成功するものだと思うのです。(ソースは筆者)

特に「上から目線」という罠は、勉強会というフォーマットを使っていると陥りがちな罠なので、要注意です。

意外に意識しない上から目線ワード

以下は、無意識に使ってしまいがちな上から目線ワード。

• 初心者
• 地方
• 講師

たとえば、こんな風に言い換えます。

• 初心者→これから始めるかた
• 地方→関東以外
• 講師→講演者、発表者、プレゼンター

そういうつもりがなくても、自分の勘違いを予防できる

別に上から目線のつもりで使っていなくても、こだわりがなければ、よりフラットでプレーンな言い方に変えた方がよいと思います。経験上、こういう細やかな配慮は、積み重なると意外と効いてきます。「自分がエライという勘違い」を事前に予防できるのは、大きい。

僕もあなたも言葉に踊らされる

仮に自分は大丈夫でも、100人もいれば勘違いしてしまう人は出てきます。

たとえば上記の「初心者」という表記を使うと、つい中級者や玄人を自称したくなる人が出てきます。別にその人も調子に乗りたくて乗っているわけではなくて、この「初心者」というワードに踊らされているだけの場合がほとんどです。自分もみんなも躍らされる怖い言葉です。

表記を変えて解決することなら、変えちゃった方が楽だと思います。

無理のない範囲で細やかな配慮を

後は、とにかく配慮でしょうか。

人のやることですから、100％の完璧な配慮ということはないですが、自分の負担にならない範囲でなるべく気配りをしたいねーという話です。

スタッフは最低男女一名ずついた方がいい

たとえば、男性主体のイベントだと意識しない主催者さんが多いのですが、スタッフには女性もいた方が心強いです。

男性スタッフだけだと、たとえば女性参加者が急に体調を崩したり、トイレから戻ってこなかったりした時(ありがち。特に飲みの席)、対処に困ることになります。

また、参加者的にも、スタッフに一人は同性がいた方が気が楽です。これは女性主体のイベントでも同じことですね。「あ、男(女)、僕だけじゃないんだ」と思えるだけでだいぶ楽。

関東以外からの参加者への配慮

関東以外から来るかたは、交通費が関東勢よりかかるので、会場費面で優遇したりしています。全然埋め合わせできる額ではないのですが。筆者自身が東北出身なので、この辺の大変さは割とわかるつもり。

あと、これも自分の経験からくる配慮ですが、東京に不慣れな人のために、駅から現地までの誘導班を用意したりもしています。あんまり関東に来ない人にとって、東京周辺は高確率でダンジョンなので。近年は、google map等の普及でだいぶダンジョンの難易度が下がってくれましたが。

未成年の参加者への配慮

参加者が未成年か否かは、無法地帯になることが多いんですよね。自己申告の世界なので。でも、保護者の許可と、酒席を遠慮していただくことは徹底したいところです。何か事故があった時にこちらの責任になっちゃうので。

学生への配慮

多分、お財布事情が辛かろうということで、学生優遇とかもしています。

そのほかの配慮

はじめて参加されるかた、会場でぼっちになるのを不安視しているかた、お酒が飲めないかた、アレルギーがあるかた、持病があるかた、身体に障がいのあるかた、トランスセクシャルのかた、外国籍のかた、お子様連れのかた、お歳を召したかた。…思いつく限りで、できる範囲の配慮を。

実際はレアケースで、こちらの準備が空振りに終わることも多いですが。またできることといったら、心の準備くらいしかない場合もありますが。スタッフが意識しておくだけでも参加する側の安心感につながります。つながってくれているといいな。

まとめ

小技は色々あるけど、こういう根っこが大事

集客のテクニックだとか、お金のコントロールだとか、小技はたくさんありますが。そういうのはおまけで、結局一番大事な点はこういったところなのかなーと思うのです。

全部は無理だけど、無理のない範囲でフォローしていきたい部分です。

割といつもすっぽ抜ける配慮

ちなみに、これだけ配慮を重視している割に、よく喫煙者への配慮を忘れます。世論が非喫煙者優位なので、ついすっぽ抜けてしまうんです。いかんですね。この記事を書いていて気づきました。今回のイベントでは気を付けないと。